Haushaltsmittel

 

Was sind Haushaltsmittel?

Der Fachschaftsvertretung stehen Haushaltsmittel zur Verfügung. Diese bestehen aus jährlichen Zuweisungen der Universität. Mit diesen Mitteln finanziert die FSV ihre Arbeit, wie z.B. Vernetzungstreffen oder Öffentlichkeitsarbeit. Mit dem Großteil können und wollen wir allerdings auch den FSIen unserer Fakultät finanziell unter die Arme greifen.

Jedes Haushaltsjahr wird von uns ein Mittelverwendungsplan erstellt, in welchem – wie der Name schon vermuten lässt – festgelegt wird, wofür wir das Geld ausgeben wollen. Diesen Plan müssen wir dann auch einhalten. Zudem können wir die Mittel nicht beliebig verwenden. Es müssen einige Kriterien erfüllt sein, wie z.B. dass das eingesetzte Geld den Studierenden der Fakultät zu Gute kommt. Mögliche Verwendungszwecke sind z.B.

  • Fahrtkosten und Teilnahme an Tagungen, z.B. zu Bundesfachschaftstagungen oder andere studentische Hochschulveranstaltungen
  • Büromaterialien für die alltägliche FSI-Arbeit
  • Austattung für euer FSI-Zimmer (z.B. Computer oder Möbel)
  • Telefonkosten eures FSI-Telefons

Wie beantragt ihr Haushaltsmittel?

Wir haben euch ein Formular erstellt [1], über das ihr von uns Mittel beantragen könnt. Wenn ihr also Dinge anschaffen, oder Rechnungen von uns bezahlen lassen wollt, dann füllt das Formular aus und schickt es uns per E-Mail. Dann werden wir in der nächsten Sitzung den Antrag besprechen und darüber abstimmen. In dringenden Fällen können wir dies auch per Umlauf entscheiden. Befürworten wir den Antrag, erstatten wir euch das Geld bzw. bezahlen euch die Rechnung. In jedem Fall teilen wir euch aber unsere Entscheidung samt Begründung mit und geben euch gegebenenfalls weitere Informationen zum weiteren Vorgehen.

Beachtet bitte:

  • Bestellungen sollten immer an eine Uni-Adresse geliefert werden. Eine Abwicklung einer Bestellung an eine Privatadresse ist von Seiten der Rechnungsstelle der Uni ausdrücklich nicht erwünscht.
  • Falls Gelder ausgelegt werden (meist der Fall), möchte die Finanzbuchhaltung immer einen Nachweis davon (z.B. Kontoauszug und Rechnung). Also bitte auf jeden Fall aufheben und uns zukommen lassen.
  • Bei der Bestellung von PCs, Bildschirmen, Druckern, Scannern, Servern und Notebooks bestehen Rahmenverträge von Seiten der Uni, die dringend eingehalten werden müssen. Bitte informiert euch zuvor bei eurem FSV-Kontaktmenschen oder Frau Müller vom Dekanat, welche Produkte über Haushaltsmitteln finanziert werden können.

Fahrtkosten für beliebige Veranstaltungen

Weiter unten gibt es noch genauere Infos zu Bundesfachschaftentagungen, das hier sind generelle Vorschriften.

Fahrtkosten zu beantragen ist etwas komplizierter, weil ihr damit auf eine „Dienstreise“ geht. Dafür erstmal mit unserem Formular [1] bei uns die Mittel beantragen, nach unserem Okay müsst ihr ein Formular zur Beauftragung zur Durchführung einer Dienstreise ausfüllen [2]. Zudem benötigt ihr weiterhin noch eine Einladung und Programm der Veranstaltung, zu der ihr fahrt. Nach der Reise müsst ihr dann dieses Formular [3] ausfüllen und ebenfalls ins Dekanat bringen. Dann solltet ihr nach mehreren Wochen das Geld erstatten bekommen.

Weiterhin gilt es bei Reisekosten zu beachten:

  • Das Formular zur Beauftragung zur Durchführung einer Dienstreise will möglichst früh im Dekanat abgegeben werden, damit genügend Zeit bleibt, das durchzusehen, also mindestens drei Wochen vor Fahrtantritt, besser jedoch eher.
  • Es gilt weiterhin zu beachten, dass stets das billigste Verkehrsmittel benutzt werden muss, da eine Erstattung sonst nicht möglich ist. Beachtet hierbei auch den Rechnungsschlüssel, wie Autofahrten abgerechnet werden. Mitfahrgelegenheiten werden grundlegend nicht erstattet. Hebt immer sämtliche Rechnungen und Fahrkarten auf, für die Erstattungen werden die Originale benötigt.
  • Die Bezuschussung für eine studentischen Tagung (z.B. BuFaTa) ist in der Regel maximal 350€/Semester oder 700€/Jahr.
  • Falls als Verkehrsmittel das Auto genutzt werden soll, was nur geht, wenn es sich um das günstigste Verkehrsmittel handelt, wird im Regelfall nur die Pauschale für „Autonutzung ohne triftigen Grund“ erstattet. Diese Pauschale beträgt unabhängig von der Anzahl der Mitfahrer*innen 25 ct pro Kilometer.
  • Es ist im allgemeinen für die Rechnungsstelle deutlich unkomplizierter, wenn entweder einer alles für alle bezahlt, oder wenn jeder sein eigenes Zeug bezahlt (also Beitrag und Fahrtkosten)
  • Wenn ihr überweist, wird ein Nachweis benötigt (Kopie Kontoauszug o.ä.. Brisante Daten dürfen natürlich geschwärzt werden)

Bundesfachschaftentagungen (BuFaTas) und andere studentische Tagungen

Kurzfassung:

  1. Kostenübernahme bei FSV beantragen: mind. 6 Wochen vorher
  2. Für BuFaTa anmelden, nachdem von der FSV Nat Rückmeldung kam: mind. 3 Wochen vorher
  3. Dienstreise beantragen im Dekanat der NatFak: mind. 3 Wochen vor Reiseantritt
  4. Reisekonstenabrechnung im Dekanat: spät. 6 Wochen nach Reiseantritt

Falls ihr noch BuFaTa / Tagungs-Neulinge seid, haben wir ein How-To-Guide [4] erstellt, in dem wir die einzelnen Schritte des Antragsprozesses ausführlicher erklären, insbesondere wo ihr welchen Antrag wann einreichen müsst

[1] Link zum Formular zur Beantragung von FSV-Mitteln

[2] Link zum Formular zur Durchführung von Dienstreisen

[3] Link zum Formular zur Reisekostenabrechnung

[4] Link zu unserem Guide zur Teilnahme an einer BuFaTa / Tagung