Bereits vor einigen Jahren hatten sich tapfere FSIler aus der Informatik darum bemüht, ein einheitliches System an E-Mail-Adressen und Verteilern einzuführen, um sowohl die interne als auch externe Kommunikation der Studierendenvertretung zu verbessern. Florian Rampp hat das Projekt im Sommer 2007 wieder aufgegriffen und am letzten Konventswochenende hat sich als jüngster Sprößling des IT-Referats die AG Mailverteiler gegründet. Im Folgenden möchte ich Euch eine kurze Einführung in die Thematik darstellen.
Ziel soll es sein für die gesamte Studierendenvertretung ein einheitliches System bei der Struktur und Benennung der Mailverteiler einzuführen. Das Ganze fußt auf der neuen Subdomain stuve.uni-erlangen.de; stuve steht hierbei als Kürzel für Studierendenvertretung.
Das wichtigste ist aber die angesprochene einheitliche Struktur: den Sprecherrat soll man künftig z.B. über sprecherrat [at] stuve.uni-erlangen.de erreichen, ebenso den Konvent. Nach dem gleichen Schema sind die Vertreter in der uniweiten Studienbeitragskommission über gebuehren [at] stuve.uni-erlangen.de ansprechbar. Auch Referate und Arbeitsgruppen können sich ihre Verteiler einrichten lassen.
Auf Fakultätsebene gibt es dann die Organisationsgliederungen fachschaft, fakultaetsrat und gebuehren über die die interne Kommunikation aber auch externe Anfragen laufen sollen. Auch auf Fakultätsebene kann es Referatsverteiler geben. Die Fakultätsverteiler sollen das Schema <verteiler>.<fak>@stuve.uni-erlangen.de haben.
Möglich ist auch die Einrichtung von Verteilern auf Departmentsebene. Das wird aber in einem ersten Schritt noch nicht vollständig umgesetzt werden, da es noch keine Departmentsfachschaften gibt. Die Departmentsgebührengremien werden aber ihre Verteiler bekommen.
Auf Fachebene sollen die FSIen nach einem einheitlichen Schema unter fsi.<fach> [at] stuve.uni-erlangen.de erreichbar sein. Die FSI Maschinenbau könnte z.B. den E-mail-Verteiler fsi.mb [at] stuve.uni-erlangen.de bekommen, die Anglistik/Amerikanistik kann über fsi.anglistik [at] stuve.uni-erlangen.de angeschrieben werden. Geplant sind auch Aliase; diese ermöglichen, dass die FSI Anglistik/Amerikanistik auch unter fsi.amerikanistik [at] stuve.uni-erlangen.de erreichbar ist. Ziel des einheitlichen Gesamtschemas ist es, dass man sich E-Mail-Adressen einfach merken kann und nicht mehr nachschauen muss wie man “seine” FSI erreichen kann. Studiengangsverteiler sollen entsprechend über <verteiler>.<fach>@stuve.uni-erlangen.de addressiert werden.
Ein weiterer wichtiger Baustein sind Verteiler für Newsletter an möglichst alle Studierenden der jeweiligen Organisationseinheit. Es wird Newsverteiler auf Fach-, Fakultäts- und Uniebene geben. Geplant ist auch ein direktes opt in, also ein Eintragen in die Newsverteiler, aus der Oberfläche von StudMail heraus.
Nachdem erste Gespräche mit dem Rechnenzentrum als technische Partner eher positiv verlaufen sind, kann die Umsetzung beginnen. Pläne, die Struktur automatisch zu erstellen, indem ein Organigramm der Studierendenvertretung hinterlegt wurde, mussten leider erstmal aufgeschoben werden. Jetzt legen wir die Verteiler händisch über die Software Mailman an. Unsere nächsten Aufgaben umfassen das Löschen alter, nicht mehr genutzter E-Mail-Verteiler und das Einrichten eines Testbetriebs. In einer ersten Testphase richten wir die gesamte Struktur von “ganz oben” bis “ganz unten” ein – allerdings nur für eine Fakultät. Auf den Listen werden nur wir als AG-Mitglieder stehen und dann wird getestet bis die Finger wund geschrieben sind 😉
In einer zweiten Phase werden die Verteiler für eine oder zwei Fakultäten eingerichtet und bereits die jeweiligen Studierendenvertreter darauf eingetragen. Wenn wir soweit sind, werden wir Euch mit mehr Infos versorgen. Es wird natürlich auch eine Dokumentation für Administratoren und für Benutzer geben, sowie Infopräsentationen und -plakate für die FSIen. Niemand soll mit der neuen Technik im Regen stehen :D.
Über konstruktive Kommentare würden wir uns freuen!
sehr klar und strukturiert dargestellt Tomi!
denke das wird die Arbeit massiv erleichtern, ich hoffe aber auch, dass die entsprechenden Gremien das dann auch so annehmen…
offen bleibt noch die Frage, wer diese ganzen Sachen dann als Admin betreut…
Wenn dann sollte auch standardisiert werden. Also entweder das Kürzel oder ausgeschrieben.
Mit Alias ist das doch alles kein Thema…
Andere Sache: In der Mail von Flo an den TF-FSIEN Verteiler klang schon an, dass wir die Verteiler selbst administrieren. Damit sind wir immerhin nicht an die mitunter trägen Mühlen des RRZE gebunden.
Aber wie stehts denn mit der Finanzierung? Will das RRZE dann dafür Studiengebühren haben? Wenn ja (was ich annehme), könnte man das doch evtl. auch über den Server der FSI-Informatik laufen lassen. Kann ein Informatiker mal beurteilen ob das machbar wäre?
Nichts gegen den FSI-Server. Aber wenn was nicht läuft kann man dem RRZE wenigstens in den Arsch treten. 🙂 Und gerade wenn das eine größere Sache wird, ist es sinnvoll wenn man nicht auf einen Ehrenamtlichen angewiesen ist, der gerade im Urlaub ist oder auf Prüfungen lernt. Zumal hier Punkte wie Datenschutz eine Rolle spielen. Wenn sich das RRZE die Mails anschaut, dann machen die sich strafbar. (Abgesehen davon, dass sie rechtlich dazu verpflichtet sind zu loggen, wann wer an wen eine Email schreibt.)
Für das Projekt werden keine Studiengebühren verwendet. Deswegen gibt es keine Vorteile es bei der Informatik zu betreiben. Wenn was klemmt an dem System, müssen wir uns auch nicht drum kümmern, sonder das RRZE, das für uns die Wartungsaufgaben übernimmt.
Ich will nur darauf hinweisen dass bei uns an der NatFak zumindest durchaus Departementsfachschaften existieren die auch über einen eigenen Haushalt verfügen. Dementsprechend wäre es natürlich schön, wenn dafür auch eine Mailliste eingerichtet werden kann. Aber eins nach dem anderen, ich bin jetzt erstmal sehr auf den Testbetrieb gespannt.
mein Deutsch ist nicht gut, is it availible in English
Kurzes Update zum Projekt: die Verteiler der TechFak und PhilFak sind fertig und im Produktivbetrieb. Die anderen Fakultäten befinden sich noch in der Planung, werden aber zeitnah noch diesen Sommer verfügbar sein!
Eine Übersicht der Verteiler findet ihr hier: https://fsi.informatik.uni-erlangen.de/dw/proj/mailverteiler